GLPI – La gestion des logiciels

La gestion des logiciels et surtout des licences qui leur sont associées a fait l’objet d’une refonte par rapport aux versions précédentes de GLPI.

1. Le dictionnaire logiciel

Dans GLPI, un dictionnaire définit un ensemble de règles qui vont permettre de filtrer des données, de modifier des libellés et de générer des regroupements d’éléments d’inventaire au moment de l’import des données depuis un outil d’inventaire.

Le second intérêt repose sur la possibilité de rejouer un dictionnaire pour appliquer les différentes règles aux éléments déjà présents dans la base de données. 

Pour le dictionnaire logiciel, cette réexécution peut se faire sur une liste restreinte de fabricants (ce terme étant souvent synonyme d’éditeur pour les logiciels).

Pour créer un dictionnaire :

 Placez-vous dans le menu Administration – Dictionnaires.

Dans la partie Dictionnaire général :

 Cliquez sur le menu logiciels.

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 Cliquez sur le bouton Ajouter  pour créer une nouvelle règle.

 Complétez les différents champs principaux de la règle :

Nom : ce champ est le nom de la règle. Il doit être suffisamment explicite afin d’être facilement retrouvé lorsque vous souhaiterez modifier le comportement des règles de votre dictionnaire. Sans cela, avec le temps, votre dictionnaire risque de déclencher des actions que vous ne saurez plus maîtriser.

Description : ce champ vous permet d’expliciter de manière concise l’objet de la règle. Par défaut cette description fait partie des champs affichés dans la liste des règles du dictionnaire.

Opérateur logique : l’opérateur logique (et ou ou) permet de définir le mode de combinaison des critères de la règle.

Actif : permet de rendre la règle active. L’expérience montre qu’il est fréquent d’oublier d’activer les règles. Il est possible de remédier à cet oubli de manière globale en modifiant ce paramètre à l’aide d’une modification massive sur la liste des règles.

Commentaires : ce champ vous permet de détailler le comportement de votre règle.

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 Validez la création en cliquant sur le bouton Ajouter.

La fiche de la règle s’affiche.

 Ajoutez au moins un critère.

Les critères peuvent porter sur :

  • Le nom du logiciel.
  • L’éditeur.
  • Les entités.

Le critère peut analyser :

  • L’existence ou non de l’information dans la base de données (on peut par exemple limiter les imports aux éditeurs déjà présents dans la liste des éditeurs).
  • Le contenu du champ pour le comparer à une valeur (par exemple : Contient Windows, Commence par Mise à jour…).
  • Le contenu du champ à l’aide d’expression rationnelle en vue d’en réutiliser le résultat dans l’action.

 Définissez une ou plusieurs actions.

Cette action peut être :

  • Rendre associable ou pas le logiciel à un ticket d’assistance.
  • Modifier le nom de l’éditeur.
  • Ignorer l’import.
  • Modifier le nom du logiciel.
  • Modifier le numéro de la version.
  • Assigner aux entités.

Vous pouvez définir autant de règles que vous le souhaitez pour tenter de gérer le plus finement possible les imports de logiciels.

Toutes les règles sont exécutées lors de l’import des éléments de l’inventaire. L’exécution s’arrête lorsque les critères sont vérifiés pour l’élément en cours d’import ; l’action est alors exécutée et GLPI passe à l’import de l’élément suivant. L’ordre d’exécution des règles est donc très important. Vous devrez pour cela veiller à partir des règles les plus précises vers les règles génériques.

GLPI donne la possibilité de tester les règles ainsi définies :

 Placez-vous dans le menu Administration – Dictionnaires.

 Choisissez le Dictionnaire logiciel.

La liste des règles précédemment créées s’affiche.

 Sous la liste des règles, cliquez sur le bouton Tester le moteur de règles

Un écran propose alors de simuler la récupération de valeurs et de savoir si la règle agit bien comme souhaité.

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La particularité des dictionnaires repose sur la possibilité d’appliquer les règles du dictionnaire aux éléments déjà présents dans la base de données :

 Placez-vous dans le menu Administration – Dictionnaires.

 Choisissez les logiciels.

La liste des règles précédemment créées s’affiche.

 Sous la liste des règles, cliquez sur le bouton Rejouer les règles du dictionnaire.

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Un écran vous permet de restreindre l’exécution à un seul fabricant.

Comme on parle de logiciel, il faut comprendre éditeur (comme déclaré dans les règles) en lieu et place de fabricant.

 Sélectionnez éventuellement le fabricant souhaité dans la liste déroulante.

 Laissez la configuration par défaut (—-) pour exécuter le dictionnaire sur l’ensemble des fabricants de la base.

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2. Les règles d’affectation d’une catégorie

GLPI gère une table de catégories de logiciels et offre la possibilité d’affecter ce champ dans la fiche de chaque logiciel. Cette opération peut être automatisée à l’aide de règles d’affectation.

Création des catégories de logiciels

 Placez-vous dans le menu Configuration – Intitulés.

 Sélectionnez la table de Catégorie de logiciels.

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 Cliquez sur le bouton Ajouter .

 Donnez un Nom à la catégorie.

 Précisez le champ Comme enfant de qui permet d’implémenter la notion de sous-catégorie.

 Renseignez éventuellement le champ Commentaires.

 Validez la création en cliquant sur le bouton Ajouter.

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Création des règles d’affectation d’une catégorie aux logiciels

 Placez-vous dans le menu Administration – Règles.

 Sélectionnez le menu Règles d’affectation d’une catégorie aux logiciels.

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 Cliquez sur le bouton Ajouter .

 Complétez les différents champs principaux de la règle :

Nom : le nom de la règle permet de la retrouver dans la liste. Il doit être suffisamment explicite.

Description : ce champ permet d’afficher de manière concise l’objet de la règle.

Opérateur logique : l’opérateur logique (et ou ou) permet de définir le mode de combinaison des critères de la règle.

Actif : permet de rendre la règle active.

Commentaires : ce champ permet de détailler le comportement de votre règle.

 Validez la création en cliquant sur le bouton Ajouter.

Un message de succès de la création s’affiche.

 Cliquez sur le Nom de la règle que vous venez de créer.

Vous allez maintenant pouvoir ajouter un ou plusieurs critères pour cette règle.

Comme pour les règles du dictionnaire logiciels, le critère pourra porter sur le nom du logiciel ou de son fabricant.

 Ajoutez ensuite l’action :

Catégorie Assigner Nom_de_la_catégorie

Votre règle est maintenant définie.

Ces règles d’affectation d’une catégorie aux logiciels s’exécutent au moment de l’import des logiciels et peuvent être reexécutées.

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Pour réexécuter les règles :

 Placez-vous dans le menu Parc – Logiciels.

 Sélectionnez les logiciels pour lesquels vous souhaitez réexécuter la règle.

 Cliquez sur le bouton Action.

Dans la liste des actions :

 Sélectionnez Recalculer la catégorie.

L’exécution des règles s’arrête dès qu’une règle est vérifiée. L’ordre des règles est donc très important.

Pour que la catégorie soit recalculée, il faut que les logiciels sélectionnés n’aient pas de catégories affectées.

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3. La gestion des licences et des installations

Les logiciels, et donc les licences, sont gérés par entité.

L’inventaire des logiciels est généré à partir de l’import des inventaires des ordinateurs depuis FusionInventory. Les logiciels sont placés dans les entités des ordinateurs sur lesquels ils sont installés.

Il est possible de définir une portée étendue pour logiciel en le rendant disponible pour la sous-arborescence de l’entité à laquelle il appartient.

Le terme installer un logiciel signifie qu’une licence supplémentaire est utilisée pour le logiciel donné. Il ne s’agit en aucun cas de provoquer l’installation physique du logiciel sur l’ordinateur. Il en est de même pour le terme désinstaller qui ne fait que rendre une licence disponible pour être installée sur un autre ordinateur.

Toutefois, il se peut que vous ayez ponctuellement à gérer des licences pour suivre les achats et le stock de ces licences.

GLPI vous permet d’avoir une vue synthétique du nombre d’occurrences de chaque logiciel et de vérifier que vous disposez bien du nombre de licences correspondantes. 

Les logiciels sont gérés de la même manière que les autres éléments de l’inventaire et peuvent se voir attribuer des informations financières, être associés à des documents ou des contrats, des notes et également des tickets d’assistance.

Les logiciels

Dans cette partie, la description ne va pas s’attacher à présenter la création d’un logiciel mais vous allez pouvoir découvrir les informations stockées à partir d’un logiciel déjà présent dans votre base de données.

 Placez-vous dans le menu Parc – Logiciels.

 Cliquez sur un des logiciels présents dans votre base de données et issus de l’import des données de FusionInventory.

La fiche du logiciel s’ouvre.

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Classiquement vous retrouvez dans la première partie les données générales concernant le logiciel :

Sous-entités : ce champ permet de définir la portée du logiciel dans la sous-arborescence de l’entité dans laquelle le logiciel est placé.

Nom : ce champ permet de définir le nom de l’application.

Éditeur : cette donnée s’appuie sur la table des fabricants gérée dans le menu Configuration – Intitulés. La table est commune à l’ensemble des éléments du parc de la base.

Lieu : cette donnée est également gérée dans les intitulés mais est propre à chaque entité ou arborescence, et peut elle-même se présenter sous la forme d’une arborescence.

Catégorie : cette donnée s’appuie encore une fois sur un intitulé mais elle peut être renseignée de manière automatique grâce aux règles d’affectation d’une catégorie aux logiciels.

Technicien chargé du logiciel : ce champ permet de définir une personne comme responsable du logiciel. Cela permet notamment de la rendre destinataire d’un message lorsqu’une demande d’assistance concerne ce logiciel.

Associable à un ticket : ce choix permet d’autoriser l’association d’une demande d’assistance au logiciel courant. Cette fonction permet une gestion plus fine que le simple fait d’autoriser ou non l’association des demandes d’assistance aux logiciels de manière globale dans la gestion des profils.

Groupe chargé du logiciel : ce champ permet d’indiquer quel groupe de techniciens a la charge des logiciels.

Utilisateur : cette liste déroulante permet d’associer un compte de la base des utilisateurs de GLPI pour le désigner comme utilisateur identifié du logiciel courant. L’information se trouve également présente, dans ce cas, dans la fiche de l’utilisateur de l’item Matériels. Par la suite, si une demande d’assistance concerne ce logiciel, il est possible de configurer les notifications pour que l’utilisateur du Matériel (par extension, du Logiciel) soit destinataire d’un courriel d’information.

Groupe : comme pour l’utilisateur, cette liste déroulante permet de désigner un groupe prédéfini comme utilisateur identifié du logiciel courant. Là encore, l’information est présente dans la fiche du groupe, dans l’item Matériels.

Commentaires : ce champ permet l’ajout d’informations diverses concernant le logiciel.

Mise à jour (Non/Oui) de : ce champ permet de définir un logiciel comme étant une mise à jour d’un autre logiciel. Pour afficher la liste de tous les logiciels, double cliquez sur le champ de recherche pour afficher le caractère joker (*).

Les items permettent une gestion plus fine de chaque logiciel. Les deux premiers items proposent la gestion des versions et des licences.

Il est important de noter dès à présent que la gestion des installations est dissociée de la gestion des licences. On peut donc installer un logiciel sans affecter une licence et inversement affecter une licence sans installer le logiciel.

Les versions

Il est possible de gérer plusieurs versions successives d’un logiciel. Ainsi lorsque vous allez effectuer une mise à jour, il n’y aura pas obligatoirement achat d’une nouvelle licence.

Pour ajouter une nouvelle version :

 Cliquez sur le lien Ajouter une version dans le tableau des versions déjà présentes en base de données.

L’écran vous propose de saisir les informations suivantes :

  • Nom : ce champ permet de définir le nom de la version. Vous veillerez à être précis dans le nommage de la version afin de faciliter l’exploitation des données par la suite.
  • Commentaires : ce champ permet l’ajout de commentaires concernant la version courante. Un commentaire rapide peut parfois s’avérer utile.
  • Système d’exploitation : cette liste déroulante est alimentée par la table Système d’exploitation gérée dans le menu Configuration – Intitulés. Cette table est automatiquement alimentée lors des imports FusionInventory.
  • Statut : ce champ permet d’associer un statut au logiciel. La table des statuts est générique pour l’ensemble des objets du parc. Il peut permettre de suivre les versions autorisées pour répondre à la préconisation ITIL.

 Validez la création de la version en cliquant sur le bouton Ajouter.

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GLPI revient vers la fiche du logiciel.

 Cliquez sur le nom de la version que vous venez de créer.

La fiche de cette version s’affiche. De nouveaux items sont ajoutés :

  • Résumé : cet item propose simplement une synthèse du nombre d’installations de la version par entité.
  • Installations : cet item détaille les ordinateurs sur lesquels la version est installée.
  • Historique : liste les modifications apportées à la version courante du logiciel. 

Vous pouvez revenir à la fiche du logiciel en cliquant sur le nom de celui-ci dans le champ Logiciel.

Les licences

Vous allez maintenant pouvoir ajouter de nouvelles licences dans votre gestion de parc.

Nous avons déjà abordé les licences dans le menu Gestion de GLPI. En effet, depuis les versions récentes de GLPI, la gestion des licences est devenue une gestion à part entière. La bonne pratique veut que ces licences soient au préalable enregistrées et associées au logiciel auquel elles se rapportent.

Pour ajouter une licence :

 Cliquez sur le lien Ajouter une licence.

La fenêtre s’ouvre sur la fiche de la licence que l’on a décrit dans la section Gestion – Licences.

 Cliquez sur le bouton Ajouter.

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Vous pouvez revenir à la fiche du logiciel en cliquant sur le nom de celui-ci dans le champ Logicieldans les données principales de la licence.

Les logiciels (suite de la description de la fiche d’un logiciel)

Après avoir détaillé l’item Versions, voici la description des autres items :

Installations : dans cet item sont listés les ordinateurs sur lesquels le logiciel est installé.

Le nom de chaque ordinateur est cliquable, vous accédez alors aux données de l’ordinateur. Dans l’onglet Logiciels, en dessous de la liste des logiciels installés, se trouve la liste des Licences affectées et non installées. Un bouton Installer permet de passer le logiciel dans la liste des logiciels installés.

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Gestion : si la gestion financière est activée, les éléments relatifs à ce logiciel sont affichés, sinon cliquez sur le menu Activer les informations financières pour les rendre actives.

Les champs proposés ici ne sont pas à proprement parler les données financières du logiciel. En effet, la gestion ne se fait pas logiciel par logiciel, mais au niveau de chaque licence. Les champs de l’onglet Gestion constituent donc un gabarit qui permettra de préremplir les informations financières de chaque licence achetée. Ainsi, les données techniques relatives au logiciel sont dissociées des éléments financiers, susceptibles d’évoluer plus rapidement.

Les items suivants sont communs à l’ensemble des éléments du parc de GLPI :

Contrats : permet de visualiser les contrats associés au logiciel et d’en ajouter de nouveaux.

Documents : permet de visualiser les documents associés au logiciel et d’en ajouter de nouveaux.

Tickets : permet de visualiser les tickets d’assistance associés au logiciel et d’en créer un nouveau en cliquant sur le lien Nouveau ticket pour cet élément….

Problèmes : permet de visualiser les problèmes associés au logiciel.

Changements : permet de visualiser les changements associés au logiciel.

Liens externes : permet de lancer un lien externe défini dans le menu Configuration – Liens externes.

Réservations : permet de rendre le logiciel accessible à la réservation. La gestion des réservations étant générique pour l’ensemble de GLPI, on parle ici de matériel.

Pour la première réservation, il sera nécessaire de cliquer au préalable sur le bouton Autoriser les réservations.