GLPI – Gestion

Cette partie décrit les fonctions liées à la gestion financière de votre gestion de parc.

Par défaut, les informations financières des éléments du parc ne sont pas activées.

Lors de l’ajout d’une information dans un champ de l’item Gestion, à l’aide d’une modification massive ou d’une injection de données, l’activation préalable n’est pas nécessaire.

Dans les autres cas vous devrez donc :

  • Soit activer les informations financières dans l’item Gestion de chaque élément du parc, en cliquant sur le lien Activer les informations financières et administratives.
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  • Soit modifier ce paramétrage par défaut pour l’ensemble de la gestion de parc.

Pour effectuer cette modification :

 Placez-vous dans le menu Configuration – Générale.

 Placez-vous dans l’item Parc.

 Modifiez la valeur du paramètre Activer les informations financières et administratives par défaut en le positionnant sur Oui.

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 Sauvegardez la configuration en cliquant sur le bouton Sauvegarder.

1. Les licences

Cette fonctionnalité était jusqu’alors assez fastidieuse au sein de GLPI. Les versions 9.1 vont permettre de remédier à tout cela en proposant une gestion à part entière des licences.

Les éléments du parc peuvent ensuite être affectés à un budget donné. Il est à noter que GLPI est à la base un outil de gestion de parc. Depuis la mise en place de cette fonction, la gestion des données financières ne cesse de s’accroître, mais GLPI n’est pas encore un outil destiné à établir un suivi comptable des acquisitions.

Création de licences

Pour créer une nouvelle licence :

 Placez-vous dans l’entité dans laquelle vous souhaitez créer la licence.

 Placez-vous dans le menu Gestion – Licences.

Les licences existantes s’affichent.

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 Cliquez sur le bouton Ajouter.

La liste des gabarits disponibles est proposée.

Pour optimiser la création des licences, il est possible de créer des gabarits ayant des champs Date début et Date fin identiques. La création de gabarits se fait à l’aide du bouton Gérer gabarits

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.

 Choisissez un gabarit prédéfini ou bien un gabarit vide.

 Sélectionnez le logiciel auquel s’applique cette licence.

 Donnez un Nom à cette licence.

 Renseignez les données principales de la licence :

Lieu : la licence peut être rattachée à un emplacement précis (par exemple, Suite Office pour le secrétariat).

Technicien chargé de la licence : il est possible d’affecter un technicien à la gestion des licences.

Groupe chargé de la licence : il est également possible d’affecter un groupe en charge de ces licences (si celui-ci est géré).

Utilisateur : permet d’identifier l’utilisateur détenteur de cette licence.

Groupe : permet d’identifier le groupe détenteur de cette licence (si celui-ci est géré).

Version d’utilisation : indique la version installée en cours d’utilisation.

Version d’achat : indique la version lors de l’achat. Elle peut être différente de la version d’utilisation, mais correspondre à une réalité.

Nombre : indique le volume de licences installables. Il peut correspondre à un nombre d’utilisateurs, d’installations ou encore être “illimité” dans le cas d’une licence site.

Expiration : précise la date limite d’utilisation de cette licence. Il est possible de gérer le dépassement de cette date et de déclencher une notification, grâce au menu Configuration – Notifications.

Pour activer ou non cette fonctionnalité, vous devrez vous rendre dans le menu Administration – Entités et renseigner dans l’item Notifications le fait que vous activez les notifications et au niveau des alertes, indiquer que vous activez une alerte sur l’expiration des licences et le nombre de jours pour anticiper cette expiration.

Notez que les licences expirées ne comptent plus dans les totaux des licences disponibles.

Statut : comme pour un autre élement du parc, il est possible d’affecter un statut aux licences.

Type : indique la nature du droit d’utilisation. Par défaut, GLPI a configuré le type OEM. Il est possible de créer de nouveaux types dans le menu Configuration – Intitulés.

Éditeur : permet d’affecter une licence à un éditeur défini dans la base GLPI.

Numéro de série : permet d’identifier la licence.

Numéro d’inventaire : indispensable pour la gestion du parc.

Commentaires : permet d’ajouter un commentaire propre à cette licence.

 Validez en cliquant sur le bouton Ajouter.

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Un message informant du succès de la création s’affiche.

Vous pouvez revenir à la fiche de cette licence en cliquant sur son nom.

De nouveaux items sont affichés. Ceux-ci vous permettront d’affiner le suivi de vos licences. Ces items sont :

Résumé : cet item propose un récapitulatif par entité du nombre d’ordinateurs concernés par la licence.

Ordinateurs : cet item propose la liste des ordinateurs sur lesquels la licence est installée.

Gestion : cet item permet , si on active les informations financières, d’avoir accès à la saisie des éléments administratifs et financiers.

Contrat : cet item permet d’avoir accès au(x) contrat(s) lié(s) à cette licence.

Document : cet item permet d’attacher des documents à la licence. Nous vous conseillons d’enregistrer ici la copie de la licence ainsi que le contrat.

Tickets : cet item recense les différents tickets faisant référence à cette licence.

Problèmes : cet item recense les différents problèmes faisant référence à cette licence.

Changements : cet item recense les différents changements faisant référence à cette licence.

Notes : cet item permet de saisir des notes portant sur la licence.

Historique : cet item recense les différentes modifications.

2. Les budgets

Cette fonction permet de définir des budgets et de les associer à une entité ou à une arborescence d’entités.

Les éléments du parc peuvent ensuite être affectés à un budget donné. Il est à noter que GLPI est à la base un outil de gestion de parc. À chaque nouvelle version, la gestion des données financières ne cesse de s’accroître, mais GLPI n’est pas encore un outil destiné à établir un suivi comptable des acquisitions.

Création des budgets

Pour créer un nouveau budget :

 Placez-vous dans l’entité dans laquelle vous souhaitez créer le budget.

 Placez-vous dans le menu Gestion – Budgets.

La liste des budgets s’affiche.

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 Cliquez sur le bouton Ajouter .

La liste des gabarits disponibles est proposée.

Pour optimiser la création des budgets (en début de période comptable par exemple), il est possible de créer des gabarits ayant des champs Date début et Date fin identiques. La création de gabarits se fait à l’aide du bouton Gérer gabarits 

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.

 Choisissez un gabarit prédéfini ou bien un gabarit vide.

 Donnez un Nom à votre budget.

 Définissez ensuite une Valeur, ainsi qu’une période (Date de début et Date de fin).

 Définissez la portée du budget par rapport à la sous-arborescence d’entités.

 Vous pouvez également classer ce budget à l’aide d’un Type défini dans les intitulés.

 Ce budget peut également être relié à un Lieu.

 Validez en cliquant sur le bouton Ajouter.

Un message informant du succès de la création s’affiche.

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Vous pouvez revenir à la fiche de ce budget en cliquant sur son nom.

De nouveaux items sont affichés. Ceux-ci vous permettront d’affiner le suivi de vos budgets. Ces items sont :

Principal : cet item propose une vue synthétique sur le budget sélectionné.

Éléments : cet item propose une vue détaillée sur les éléments du parc affectés au budget en cours.

Documents : cet item permet d’associer des documents au budget.

Liens externes : cet item permet de lancer un lien externe défini dans le menu Configuration – Liens externes.

Notes : cet item permet d’associer des annotations liées au budget.�

Historique : cet item recense les différentes modifications apportées à la définition du budget.

Utilisation des budgets

Le budget est une information financière présente pour chaque matériel.

La gestion des budgets se fait par entité (ou par entité et sous-arborescence) : les budgets disponibles pour un matériel sont donc ceux disponibles dans l’entité dans laquelle se trouve cet élément du parc.

Cette information peut être ajoutée directement dans l’item Gestion du matériel.

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Elle peut également être ajoutée en utilisant une modification massive :

 Placez-vous dans l’entité (ou l’arborescence) dans laquelle se trouvent les éléments du parc à modifier.

 Sélectionnez les éléments concernés par la modification.

 Sélectionnez l’action Modifier.

 Choisissez le champ Budget.

 Sélectionnez le budget souhaité.

 Cliquez sur le bouton Envoyer.

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Le budget peut être renseigné pour tous les éléments de l’inventaire. La synthèse présente dans la fiche du budget dans l’onglet Matériels ne présente que les matériels et pas les logiciels.

GLPI effectue des tests de cohérence comme par exemple le fait qu’un élément du parc doit avoir été acheté dans la période couverte par le budget.

3. Les fournisseurs

Il s’agit ici de gérer la table des fournisseurs.

Ceux-ci sont gérés par entité avec possibilité d’en étendre l’usage aux sous-entités. Il conviendra donc de créer les fournisseurs dans l’entité de niveau le plus élevé parmi les entités concernées par ce fournisseur et d’y appliquer une portée élargie aux sous-entités si nécessaire.

La gestion des fournisseurs permet d’avoir une vue synthétique des relations commerciales avec un fournisseur donné.

Pour créer un fournisseur :

 Placez-vous dans l’entité dans laquelle vous souhaitez créer le fournisseur.

 Placez-vous dans le menu Gestion – Fournisseurs.

La liste des fournisseurs s’affiche.

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 Cliquez sur le bouton Ajouter .

 Donnez un Nom au fournisseur.

 Définissez la portée de ce fournisseur dans les sous-entités de l’entité courante.

 Ajoutez les données générales de ce fournisseur.

Le fait de renseigner l’adresse mail du fournisseur permet d’envisager d’ajouter le fournisseur dans la liste des destinataires des notifications.

 Enregistrez ces informations en cliquant sur le bouton Ajouter.

Un message de succès s’affiche.

 Cliquez sur le Nom du fournisseur pour afficher de nouveau sa fiche. De nouveaux items sont apparus :

Contacts : cet item affiche la liste des contacts rattachés à ce fournisseur (ces contacts sont définis dans le menu Gestion – Contacts, item Fournisseurs). Il est possible d’ajouter un contact à un ou plusieurs fournisseurs à l’aide des actions de modification massive.

Contrats : cet item présente les contrats dont le fournisseur est le fournisseur courant (ces contrats sont définis dans le menu Gestion – Contrats, item Fournisseurs).

Éléments : cet item liste les matériels pour lesquels le fournisseur est le fournisseur courant (item Gestion de l’élément du parc).

Documents : cet item permet d’associer des documents à un fournisseur.

Cette action peut également être réalisée pour plusieurs fournisseurs à partir de la liste des fournisseurs, en utilisant la fonction de modification massive Ajouter un document. Dans ce cas, le document doit déjà être enregistré dans la Gestion des documents.

Tickets : cet item liste les demandes d’assistance déclarées comme Incident et affectées au fournisseur.

Problèmes : cet item liste les demandes d’assistance déclarées comme et affectées au fournisseur.

Changements : cet item liste les demandes de changement affectées au fournisseur.

Liens externes : cet item permet de lancer un lien externe défini dans le menu Configuration – Liens externes.

Notes : cet item permet d’associer des annotations liées au fournisseur.

Historique : cet item liste les modifications apportées aux données générales du fournisseur.

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4. Les contacts

Il s’agit ici de gérer des fiches de personnes externes à votre structure. Celles-ci sont ensuite associées à des fournisseurs. La gestion des contacts se fait par entité avec possibilité d’élargir la visibilité des contacts aux sous-entités.

Pour créer un contact :

 Placez-vous dans l’entité à laquelle vous souhaitez rattacher le contact.

 Placez-vous dans le menu Gestion – Contacts.

La liste des contacts s’affiche.

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 Cliquez sur le bouton Ajouter .

 Donnez un Nom au contact.

 Complétez les différents champs ainsi qu’éventuellement la portée du contact dans les sous-entités.

 Validez la création en cliquant sur le bouton Ajouter.

Un message de succès de la création s’affiche.

 Cliquez sur Nom du contact pour accéder à sa fiche.

De nouveaux items sont apparus :

Fournisseurs : cet item permet d’associer le contact courant à un ou plusieurs fournisseurs. Ce contact se retrouvera ensuite dans l’onglet Contacts de chacun de ces fournisseurs.

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Cette association peut également être définie à partir de la liste des contacts en choisissant l’action Ajouter Fournisseur… dans la liste des actions de modification massive.

Vue de la fiche du fournisseur associé (item Contacts) :

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Documents : cet item permet d’associer des documents au contact courant. Il liste également les documents déjà associés. L’ajout peut se faire soit en téléchargeant un nouveau fichier (le document associé est alors créé), soit en désignant un document déjà présent dans la table des documents.

Cette action peut également être réalisée pour plusieurs contacts à partir de la liste des contacts, en utilisant la fonction de modification massive Ajouter un document. Dans ce cas, le document doit déjà être enregistré dans la gestion des documents.

Liens externes : cet item permet de lancer un lien externe défini dans le menu Configuration – Liens externes.

Notes : cet item permet d’associer des annotations liées au contact.

Historique : cet item liste les modifications apportées au contact courant.

5. Les contrats

Il s’agit ici de gérer les contrats qui sont ensuite associés aux éléments du parc et/ou aux fournisseurs.

Comme les autres éléments du menu Gestion, les contrats sont créés à un emplacement dans l’arborescence et leur portée éventuellement étendue dans les sous-entités.

Un contrat peut par la suite être déplacé à l’aide de l’option Transférer dans la liste des actions de modification massive, sous la liste des contrats.

Pour créer un contrat :

 Placez-vous dans l’entité dans laquelle vous souhaitez créer le contrat.

 Placez-vous dans le menu Gestion – Contrats.

La liste des contrats disponible dans l’entité courante s’affiche.

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 Cliquez sur le bouton Ajouter .

 Donnez un Nom au contrat.

 Appliquez-lui éventuellement une portée étendue aux sous-entités en plaçant le champ Sous-entités sur Oui.

 Renseignez les différents champs de la partie principale du contrat :

Type de contrat : les valeurs disponibles pour ce champ sont gérées dans le menu Configuration – Intitulés. Vous pouvez utiliser ce champ pour distinguer les différents types de contrats (exemple : Maintenance, Support d’assistance…).

Numéro : ce champ vous permet de noter le numéro du contrat. Un autre champ expliqué ci-dessous vous permettra de définir un numéro comptable d’enregistrement du contrat.

Date début : cette date est très importante car elle permet de définir le point de départ pour le calcul des dates de reconduite et de fin du contrat.

Durée initiale du contrat : cette durée est celle définie à la signature du contrat. Elle permet de définir la date de fin du contrat en se basant sur la date de début.

Préavis : cette valeur (en mois) définit la durée de la période précédant la fin du contrat pendant laquelle la reconduction tacite des contrats peut être dénoncée.

Numéro comptable : ce champ permet de préciser un numéro d’enregistrement comptable du contrat. Cette valeur est distincte du numéro du contrat vu ci-dessus.

Périodicité du contrat : cette valeur (en mois) définit la périodicité de reconduction du contrat. Cette périodicité peut en effet être différente de la durée initiale du contrat.

Périodicité de facturation : ce champ (en mois) définit l’intervalle de temps entre chaque facture relative au règlement du contrat.

Reconduction (Jamais/Tacite/Express) : ce champ permet de définir un éventuel mode de reconduction des contrats.

Nombre max d’éléments : ce champ définit le nombre maximum d’éléments de l’inventaire pouvant être associés à ce contrat.

Commentaires : ce champ permet d’ajouter un commentaire pour le contrat courant.

Heures d’intervention : cette partie permet de définir les périodes d’exécution du contrat. La définition se fait par définition d’un horaire de début et d’un horaire de fin. Les horaires sont définis par pas de 5 minutes. Les différentes périodes distinguent les jours en semaine des samedi et des dimanche et jours fériés :

  • en semaine :
  • Début : heure de début d’exécution du contrat en semaine.
  • Fin : heure de fin d’exécution du contrat en semaine.
  • le samedi (Non/Oui) :
  • Début : heure de début d’exécution du contrat le samedi.
  • Fin : heure de fin d’exécution du contrat le samedi.
  • dimanche et fêtes (Non/Oui) :
  • Début : heure de début d’exécution du contrat le dimanche et les jours fériés. 
  • Fin : heure de fin d’exécution du contrat le dimanche et les jours fériés.

 Validez l’ajout du contrat en cliquant sur le bouton Ajouter.

Un message de succès de la création s’affiche.

 Cliquez sur le nom du contrat pour réafficher la fiche de celui-ci.

De nouveaux items sont affichés :

Coûts : cet item permet de définir le coût du contrat associé à un budget. Il est possible d’ajouter plusieurs coûts à un même contrat en renseignant les champs suivants :

  • Nom
  • Coût
  • Date de début
  • Date de fin
  • Commentaire
  • Budget

Fournisseurs : cet item permet de définir le fournisseur associé à ce contrat.

Éléments : cet item permet d’associer le contrat courant aux éléments de l’inventaire. L’association se fait en sélectionnant le type d’élément d’inventaire à associer (Imprimante / Logiciel / Matériel réseau / Moniteur / Ordinateur / Périphérique / Téléphone), puis l’élément concerné dans la liste des éléments associables.

Pour associer un élément, celui-ci doit se trouver dans une entité concernée par le contrat (même entité ou dans la sous-arborescence de l’entité du contrat si celui-ci a une portée étendue).

Documents : cet item permet d’associer des documents au contrat courant. Il liste également les documents déjà associés. L’ajout peut se faire soit à partir de documents déjà enregistrés dans le menuGestion – Documents, soit en désignant le fichier à associer. Dans ce dernier cas, le document associé au fichier est automatiquement généré.

Cette action peut également se faire pour plusieurs contrats à partir de la liste des contrats, en utilisant la fonction de modification massive Ajouter un document. Dans ce cas, le document doit déjà être enregistré dans la gestion des documents.

Liens externes : cet item permet de lancer un lien externe défini dans le menu Configuration – Liens externes.

Notes : cet item permet d’associer des annotations liées au contrat.

Historique : cet item liste les modifications apportées au contrat courant.

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6. Les documents

Il s’agit ici de gérer les documents que l’on peut ensuite associer aux différents éléments de la base (éléments d’inventaire, utilisateurs, éléments de gestion, helpdesk…).

Le document est un élément de la base géré comme tel. À ce titre chaque document est plus qu’un simple fichier puisque de nombreux champs permettent d’en affiner l’exploitation.

La gestion des documents se fait dans le menu Gestion – Documents.

Les documents sont gérés par entité et éventuellement rendus visibles pour toute la sous-arborescence de cette entité.

GLPI offre la possibilité de gérer les types de documents. Ceux-ci sont gérés dans une table des types de documents (menu Configuration – Intitulés, sous rubrique Gestion – Type de document). Cette table est par défaut préremplie avec les types de documents les plus courants.

Il est possible de se servir de cette table pour bloquer l’importation de certains formats de fichiers.

Les documents sont stockés dans l’arborescence du serveur. Seuls les chemins d’accès vers les documents sont stockés en base de données. Par défaut, les documents sont classés dans l’arborescence glpi/files/ dans des sous-répertoires portant le nom de l’extension des fichiers.

Pour ajouter un nouveau document :

 Placez-vous dans l’entité dans laquelle vous souhaitez placer le document.

 Cliquez sur le menu Gestion – Documents.

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 Cliquez sur le bouton Ajouter .

 Renseignez les différents champs :

Sous-entités (Non/Oui) : ce champ définit l’éventuelle visibilité du document dans les sous-entités de l’entité dans laquelle le document a été créé.

Nom : nom que vous souhaitez donner au document.

Veillez à donner un nom suffisamment explicite afin de le reconnaître facilement lorsque vous souhaiterez l’associer à un élément de la base.

Rubrique : ce champ permet de classer les documents dans des catégories de documents. Ces catégories sont gérées dans le menu Configuration – Intitulés.

Lien Web : permet de faire pointer le document sur un fichier se trouvant sur un serveur web.

Type MIME : ce champ permet de préciser le type MIME du fichier. Le type MIME est une norme qui définit les caractéristiques du fichier en vue de son échange par mail ou par échange HTTP. Ce type est automatiquement rempli lorsque le type MIME du fichier téléchargé est reconnu.

Refusé pour l’import (Non/Oui) : si Oui, il ne sera pas possible de récupérer le fichier via un import

Sélectionner un fichier installé par FTP : ce champ permet de sélectionner un fichier déjà téléchargé sur le serveur.

Glissez et déposez votre fichier ici, ou parcourir : ce champ permet de récupérer un fichier enregistré localement sur votre poste, soit en le recherchant par l’explorateur, soit en le déplaçant à cet endroit.

La taille du fichier ainsi sélectionné ne devra pas dépasser les 2 Mio.

Commentaires : ce champ permet d’ajouter des commentaires propres à ce document.

 Enregistrez le document en cliquant sur le bouton Ajouter.

Le fichier est alors uploadé sur le serveur. Un message de succès s’affiche.

 Cliquez sur le nom du document pour réafficher la fiche du document.

De nouveaux items sont apparus :

Éléments rattachés : cet item liste les éléments de l’inventaire associés au document courant et permet d’associer le document courant à de nouveaux éléments de l’inventaire. Pour associer de nouveaux éléments de l’inventaire :

 Sélectionnez le type d’élément à associer parmi entre autres Alimentation, Autre composant, Base de connaissances, Boîtier, Budget, Carte graphique, …, Contrat, Contact, Document, Entité, Fournisseur, …, Problème, Projet, Ticket, Utilisateur, …

 Choisissez l’élément à associer dans la seconde liste déroulante.

En fonction du nombre d’éléments à afficher, GLPI propose soit directement la liste des éléments à afficher, soit un champ de recherche afin de restreindre la liste d’éléments à afficher. Le seuil de changement de comportement se paramètre dans le menu Configuration – Générale, item Configuration générale, champ Ne pas utiliser l’affichage dynamique si le nombre d’éléments est inférieur à :. Dans le cas où le nombre d’éléments à afficher est supérieur au seuil, un double clic dans le champ de recherche affiche le caractère joker (*) qui permet l’affichage de tous les éléments.

 Validez en cliquant sur le bouton Ajouter.

Documents : cet item permet d’associer d’autres documents au document courant. L’association ne peut se faire qu’en désignant un fichier non présent dans la liste des documents. Le fait de désigner un fichier comme étant associé au document courant, génère automatiquement un nouveau document faisant référence à ce fichier ajouté. Le document ainsi créé est ajouté dans la liste des documents associés au document courant.

La liaison réciproque est également créée : le document courant fait automatiquement partie des documents associés au nouveau document créé.

Notes : cet item permet d’associer des annotations liées au document.

Historique : cet item recense l’ensemble des modifications apportées au document courant.

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7. Le paramétrage des données de gestion

GLPI offre la possibilité d’automatiser l’alimentation de certains champs concernant la gestion. Ce paramétrage se fait par entité dans l’item Parc de la fiche de l’entité.

Afin de simplifier la configuration des paramètres pour l’ensemble des entités, les valeurs des champs sont par défaut héritées des valeurs des champs de l’entité parente. Ainsi en configurant les paramètres de l’Entité Racine, vous configurez l’ensemble des entités.

Configuration des paramètres de l’Entité Racine

 Placez-vous dans le menu Administration – Entités.

 Sélectionnez l’Entité Racine.

Attention l’Entité Racine possède une ergonomie spécifique et ne se trouve pas dans la liste des entités. Pour y accéder, cliquez sur le bouton Entité Racine situé au dessus des critères de recherche.

 Placez-vous dans l’item Parc.

Les champs pouvant être alimentés automatiquement sont :

Date d’achat (Pas de remplissage automatique / Remplissage lors du passage au statut en stock / Remplissage lors du passage au statut en service / Remplissage lors du passage au statut Réformé / Remplissage lors du passage au statut Installée / Copier la date de début de garantie) : cette date correspond à la date de la facture.

Date de commande (Pas de remplissage automatique / Remplissage lors du passage au statut en stock / Remplissage lors du passage au statut en service / Remplissage lors du passage au statut Réformé / Remplissage lors du passage au statut Installée / Copier la date de début de garantie / Copier la date d’achat) : cette date correspond à la date du bon de commande.

Date de livraison (Pas de remplissage automatique / Remplissage lors du passage au statut en stock / Remplissage lors du passage au statut en service / Remplissage lors du passage au statut Réformé / Remplissage lors du passage au statut Installée / Copier la date de début de garantie / Copier la date d’achat / Copier la date de commande) : cette date correspond à la date du bon de livraison.

Date de mise en service (Pas de remplissage automatique / Remplissage lors du passage au statut en stock / Remplissage lors du passage au statut en service / Remplissage lors du passage au statut Réformé / Remplissage lors du passage au statut Installée / Copier la date de début de garantie / Copier la date d’achat / Copier la date de commande / Copier la date de livraison) : cette date correspond à la date effective de mise en exploitation de la machine.

Date de début de garantie (Pas de remplissage automatique / Copier la date d’achat / Copier la date de commande / Copier la date de livraison) : contractuellement cette date peut varier selon les relations commerciales avec vos fournisseurs.

Date de réforme (Pas de remplissage automatique / Copier la date d’achat / Copier la date de commande / Copier la date de livraison / Remplissage lors du passage au statut en stock / Remplissage lors du passage au statut en service / Remplissage lors du passage au statut Réformé / Remplissage lors du passage au statut Installée) : Date indiquant la date de sortie de l’élément des actifs. Si vous créez un statut Réformé et utilisez l’option Remplissage lors du passage, cette date sera alors automatiquement mise à jour.

Les valeurs entre parenthèses sont les valeurs possibles et en gras la valeur par défaut. L’option Remplissage lors de la définition du statut du matériel est représentée par autant de lignes que de statuts disponibles dans la table correspondante.

Entité de création des logiciels : cette option permet de rediriger la création des logiciels vers une autre entité se trouvant dans un niveau hiérarchiquement supérieur. Cette option s’applique sur la totalité des logiciels de l’entité.

 Enregistrez les modifications en cliquant sur le bouton Sauvegarder.

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Configuration des paramètres pour les autres entités

Les champs décrits ci-dessus peuvent être spécifiés individuellement pour chaque entité en utilisant l’une des valeurs proposées ou bien hériter des valeurs de l’entité parente.

Par défaut le paramétrage est Héritage de l’entité parente.

Vous pouvez ensuite affiner le paramétrage de votre gestion de parc en modifiant les valeurs pour certaines entités.

Vous ne devez pas oublier que par défaut, les paramètres choisis pour une entité sont automatiquement appliqués dans la sous-arborescence de cette entité.