GLPI – La gestion des éléments du parc

1. La création des éléments du parc

La création des éléments du parc est décrite finement pour l’ajout de machines, dans les sections précédentes de ce chapitre.

Le principe reste le même pour les autres éléments de l’inventaire.

L’ajout de nouveaux éléments peut s’appuyer sur les gabarits pour les éléments suivants : OrdinateursMoniteursLogicielsMatériels réseauPériphériquesImprimantes et Téléphones. Pour rappel, un gabarit permet de simplifier l’ajout de nouveaux éléments dans la base de données, en préremplissant les champs communs à plusieurs éléments nouveaux et en ne conservant que les champs nécessaires à la gestion que l’on souhaite mettre en place.

L’ajout de nouveaux éléments du parc peut également s’appuyer sur l’injection de données à l’aide du plugin DataInjection et d’un fichier .csv.

S’agissant d’un plugin, il est important de vérifier, avant toute chose, la compatibilité du plugin et de la version de GLPI installée.

2. Déplacement d’un élément de l’inventaire

Déplacement manuel

Au cours de la vie de votre parc informatique, il peut arriver que vous ayez besoin de déplacer un ou plusieurs éléments de ce parc. L’action de déplacer correspond au changement d’entité d’appartenance d’un élément de votre parc. Cette action n’est bien sûr possible que pour les utilisateurs possédant des droits en écriture sur l’élément à déplacer (droits du profil) et ayant ce droit positionné à la fois sur l’entité de départ et sur l’entité de destination.

Nous prendrons ici l’exemple du déplacement d’un ordinateur, mais le principe reste strictement quel que soit l’élément du parc.

 Placez-vous dans l’entité dans laquelle se trouve l’élément à déplacer.

 Placez-vous dans le menu Parc – Ordinateurs.

La liste des ordinateurs s’affiche.

 Sélectionnez l’ordinateur (ou les ordinateurs) à déplacer en cochant la case présente dans la première colonne.

Vous pouvez également sélectionner les machines au travers d’une recherche et cocher l’ensemble des ordinateurs issus de cette recherche en cochant la case présente en titre ou pied de colonne.

Attention, vous devez veiller à ce que le nombre d’éléments affichés couvre la totalité des ordinateurs concernés par le résultat de la recherche. Dans le cas contraire, seuls les ordinateurs affichés à l’écran seront pris en compte en cochant la case en titre ou pied de colonne.

Après avoir sélectionné les ordinateurs :

 Choisissez l’action Ajouter à la liste de transfert dans la liste des actions disponibles sous la liste des ordinateurs.

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 Cliquez sur le bouton Envoyer.

Un écran présentant la liste des machines à déplacer s’affiche.

En haut de cet écran, une liste déroulante permet de choisir le Mode de transfert.

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Par défaut, il existe un mode de transfert nommé complete : ce mode permet de conserver l’ensemble des données de l’élément à déplacer.

Il est possible de définir d’autres modes de transfert, par exemple pour transférer des machines vers une entité destinée aux machines réformées. Dans ce cas il n’est pas nécessaire de conserver l’intégralité des informations concernant le matériel. Les informations sur les connexions, les logiciels installés, etc. peuvent être supprimées. La gestion et la définition des modes de transfert se font dans le menu Administration – Règles – Transférer.

 Sélectionnez le mode de transfert complete.

La liste des informations conservées ou supprimées est affichée. Vous pouvez éventuellement choisir de modifier certaines options.

 En haut de l’écran, choisissez l’entité de destination.

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Pour chaque élément de la section concernée : ParcConnexion(s) directe(s)Gestion, il est possible de choisir l’action liée à ce transfert. Celle-ci peut être :

  • Conserver (ou Garder),
  • Supprimer définitivement,
  • Mettre à la corbeille,
  • Déconnecter : pour les ports réseau et les tickets.

 Sélectionnez l’action pour chaque élément.

 Validez l’opération en cliquant sur le bouton Exécuter.

Les ordinateurs sont alors déplacés dans l’entité de destination sélectionnée.

Transfert automatique

Cette possibilité n’existe que pour les ordinateurs. Si vous avez défini des règles d’affectation d’un ordinateur à une entité, il est possible de faire en sorte que ces règles s’appliquent aux ordinateurs dont un critère est modifié. Dans ce cas, la nouvelle entité de destination est calculée et l’ordinateur déplacé dans cette nouvelle entité.

Pour activer cette fonction :

 Placez-vous dans le menu Configuration – Générale, onglet Parc.

 Dans la section Transfert automatique d’ordinateurs, choisissez le Modèle pour le transfert automatique d’ordinateurs dans une autre entité.

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 Sauvegardez les modifications de la configuration en cliquant sur le bouton Sauvegarder.

3. Mise à jour de données

a. Modifications massives

Il est possible de modifier des données concernant les éléments du parc. Vous pouvez bien sûr modifier ces données directement dans la fiche de l’élément présent dans la base.

GLPI vous offre la possibilité de modifier une donnée pour plusieurs éléments de l’inventaire à la fois. On parle alors de modification massive.

Comme pour le déplacement d’un élément d’inventaire, l’exemple ci-dessous concerne la modification massive de données d’ordinateurs. Le principe reste le même pour les autres éléments inventoriés.

 Placez-vous dans le menu Parc – Ordinateurs.

 Sélectionnez les machines sur lesquelles vous souhaitez apporter une modification en cochant la case devant les ordinateurs concernés (comme pour la fonction de transfert, il est possible de filtrer les machines concernées à l’aide d’une recherche et de les sélectionner en cochant la case en titre ou pied de colonne).

 Dans la liste déroulante proposée en cliquant sur Actions, sélectionnez le type de modification à apporter.

Les modifications massives permettent les actions suivantes :

Modifier le contenu d’un champ

 Choisissez le champ à modifier dans la liste qui s’affiche.

 Sélectionnez la nouvelle valeur à appliquer pour ce champ.

 Enregistrez la modification en cliquant sur le bouton Envoyer.

Activer les informations financières et administratives

Par défaut, les informations financières et administratives des éléments du parc (onglet Gestion) ne sont pas activées. Ce choix permet d’activer la fonction pour les éléments sélectionnés.

Si vous souhaitez activer cette fonction pour l’ensemble des éléments de l’inventaire, vous devez modifier la configuration générale de GLPI :

 Ouvrez le menu Configuration – Générale.

 Choisissez l’onglet Parc.

 Placez le champ Activer les informations financières et administratives par défaut sur Oui.

 Enregistrez la modification en cliquant sur le bouton Sauvegarder.

Mettre à la corbeille/supprimer

Cette manipulation s’effectue en deux temps. Les machines sont dans un premier temps placées dans la corbeille, puis il faut les supprimer de la corbeille. Pour mettre à la corbeille des ordinateurs :

 Sélectionnez le(s) ordinateur(s) concerné(s).

 Choisissez Mettre à la corbeille dans la liste déroulante Actions.

 Cliquez sur le bouton Envoyer.

Les éléments sélectionnés sont maintenant placés dans la corbeille.

 Affichez le contenu de la corbeille en cliquant sur l’icône Voir la corbeille.

 Sélectionnez les machines (vous pouvez utiliser la case de titre et pied de colonne pour sélectionner tous les éléments de la liste).

 Choisissez dans la liste déroulante l’action à réaliser.

  • Supprimer définitivement mais conserver les composants.
  • Supprimer définitivement et supprimer les composants.
  • Restaurer.
  • Déverrouiller les composants (lors d’un import réalisé par FusionInventory, les composants sont verrouillés afin de ne pas être écrasés lors de la synchronisation suivante. Il s’agit ici de pouvoir les déverrouiller afin de réaliser une nouvelle synchronisation complète).
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 Cliquez sur le bouton Envoyer.

 Cliquez sur le bouton Sortir de la corbeille pour revenir à l’affichage normal (vous pouvez également réinitialiser la recherche en cliquant sur l’icône Raz).

Ajouter/supprimer un document d’une sélection

Cette fonction permet d’associer/dissocier un document à tous les éléments sélectionnés.

Pour l’ajout, les documents doivent déjà être présents dans la base de données.

Ajouter/supprimer un contrat d’une sélection

Cette fonction permet d’associer/dissocier un contrat à tous les éléments sélectionnés.

Pour l’ajout et comme pour les documents, les contrats doivent déjà être présents dans la base de données.

Connecter

Cette fonction permet d’associer des éléments du parc entre eux :

  • Connecter une imprimante, un moniteur, un périphérique ou un téléphone aux ordinateurs sélectionnés.
  • Connecter un ordinateur aux moniteurs sélectionnés.
  • Connecter un ordinateur aux périphériques sélectionnés.
  • Connecter un ordinateur aux imprimantes sélectionnés.
  • Connecter un ordinateur aux téléphones sélectionnés.

 Sélectionnez les ordinateurs concernés.

 Choisissez Connecter dans la liste déroulante Actions.

 Choisissez le type d’élément d’inventaire à associer (ImprimanteMoniteurPériphérique ou Téléphone).

 Sélectionnez l’élément à associer.

 Cliquez sur le bouton Connecter.

Installer

Permet l’ajout d’un logiciel dans la liste des logiciels installés pour les ordinateurs sélectionnés :

 Sélectionnez les ordinateurs concernés.

 Choisissez Installer dans la liste déroulante Actions.

 Choisissez le logiciel concerné dans la liste des logiciels qui s’affiche.

 Choisissez sa version (si elle existe) dans la dernière liste qui s’affiche.

 Cliquez sur le bouton Envoyer.

Attention, l’action Installer, ou encore Désinstaller, n’a aucun impact réel sur l’ordinateur concerné. Une installation ou une désinstallation de logiciel sert à gérer le stock de licences de ce logiciel.

Ajouter à la liste de transfert

Cette fonction a été décrite précédemment.

Verrous (champs)

Pour éviter lors d’imports successifs d’écraser des valeurs renseignées manuellement, comme par exemple le N° d’inventaire, il est possible par cette action de sélectionner le ou les champs concernés et d’indiquer si l’action doit Ajouter ou Supprimer les verrous.

Cibler une tâche

Cette fonction n’est accessible que si le plugin FusionInventory a été installé.

Déverrouiller les composants

Cette fonction est décrite à la section suivante.

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b. Champs verrouillés/déverrouillage

Lorsque vous modifiez une donnée directement dans GLPI, celle-ci n’est plus concernée par les synchronisations avec les données de la base OCSNG. Ce mode de fonctionnement est naturellement indispensable afin de vous permettre de rester maître des données de votre base. On dit alors que le champ contenant une donnée modifiée est verrouillé.

 Placez-vous dans le menu Parc – Ordinateurs.

 Ouvrez la fiche d’un ordinateur.

 Modifiez une valeur de la fiche de l’ordinateur (vous pouvez par exemple modifier le champ Numéro de série).

 Validez la modification en cliquant sur le bouton Sauvegarder.

 Placez-vous dans l’item Verrous (champs).

 Le champ Numéro de série est noté comme verrouillé.

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Pour déverrouiller des données verrouillées :

 Décochez les cases correspondant aux éléments que vous souhaitez déverrouiller.

 Cliquez sur le bouton Mettre à jour.

Les données sont maintenant remises à niveau à partir des valeurs du dernier inventaire.

À noter que seuls les champs non verrouillés dans FusionInventory peuvent être ainsi déverrouillés.

4. Les intitulés

Cette fonction permet de gérer l’ensemble des tables utilisées pour alimenter les listes déroulantes que vous retrouvez dans les éléments de l’inventaire.

Dans cette nouvelle version (9.1.4 à l’écriture de ce livre), trois nouveaux intitulés ont fait leur apparition.

  • Gabarits de tâche : pour préparer des modèles utilisables dans la saisie de tâches.
  • Type de budget : pour classer les différents budgets gérés.
  • Architecture du système d’exploitation : pour référencer les différentes architectures recensées.

Accès depuis la fiche d’un élément de l’inventaire

Deux icônes permettent d’accéder directement à la gestion de ces tables :L’icône Gérer 

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 permet d’accéder directement aux éléments de la table correspondant à l’intitulé.

Si un élément est déjà sélectionné dans la liste déroulante :

  • Le clic sur cette icône provoque l’affichage de la fiche détaillée de cet élément.
  • Le survol de cette icône affiche en info-bulle les données principales de cet élément. 
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Si aucun élément de la liste déroulante n’est sélectionné, le clic sur le bouton provoque l’affichage de la liste des éléments de la table.L’icône Ajouter 

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 permet d’accéder directement au formulaire d’ajout d’un nouvel élément dans la table.

Accès par le menu dédié à la gestion des intitulés

 Placez-vous dans le menu Configuration – Intitulés.

 Sélectionnez la table à gérer dans la liste déroulante.

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Il est possible de distinguer deux approches dans la construction de la liste d’éléments :

  • La présence ou non d’une hiérarchie dans les listes :
  • Des tables ont une gestion hiérarchique et permettent de gérer une arborescence d’intitulés comme par exemple dans la table Catégorie de tickets : il est ici possible de créer des catégories de premier niveau, puis des sous-catégories, et ceci sans limitation du nombre de niveaux d’arborescence.
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  • D’autres tables ont une gestion à plat comme par exemple le Type de projets : il n’y a pas d’arborescence.
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  • Une gestion globale pour l’ensemble du parc, ou une gestion des libellés par entité :
  • Des tables ont une gestion globale comme par exemple la table Type de projets. Dans cette table tous les enregistrements sont gérés de manière globale pour l’ensemble du parc sans distinction relative aux entités. Cette simplicité d’utilisation impose en contrepartie d’uniformiser les pratiques de toutes les entités.
  • D’autres tables sont gérées au niveau de chaque entité comme par exemple la table Lieux. Il faut donc veiller à créer les éléments dans la bonne entité. Il est possible de créer les éléments à un niveau plus haut et d’étendre la portée des éléments dans les sous-entités.
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Les deux approches peuvent se cumuler : ainsi les tables Lieux et Catégorie de ticketsfonctionnent par exemple sur ce principe et permettent une gestion distincte en fonction des entités. L’application de ce principe dans l’exemple de structure utilisé dans ce livre conduira à avoir des lieux organisés par niveaux d’entités les plus fins (au niveau de chaque ville), ces données étant indépendantes d’une entité à l’autre. En revanche, les catégories de tickets d’assistance pourront être créées au niveau de l’Entité Racine et appliquées à l’ensemble de la structure.

5. Les composants

La gestion des composants fonctionne sur un principe similaire à celui des intitulés. Il s’agit d’un ensemble de tables servant à alimenter des listes déroulantes de description des éléments de l’inventaire.

Il ne s’agit en revanche ici que de tables de matériels classés par types (AlimentationAutres composantsBoîtiersCarte graphiqueCartes mèresCarte réseauCarte sonContrôleursDisque durLecteursMémoireProcesseur). Ces tables sont principalement alimentées par les données en provenance des imports de FusionInventory ou encore OCSNG.