GLPI – Entités – Le détail des données relatives aux entités

Après avoir créé les entités, vous allez pouvoir ajouter de nombreuses informations relatives à chaque entité au travers d’onglets.

 Cliquez sur le menu Administration – Entités.

La liste des entités s’affiche.

 Cliquez sur l’entité sur laquelle vous souhaitez ajouter des informations.

1. Item Entité

Ce premier item permet de gérer le nom et l’arborescence d’une entité.

2. Item Entités

Cet item permet de gérer les sous-entités de l’entité courante.

Section Nouvel intitulé enfant

Pour ajouter de nouvelles sous-entités à l’entité courante :

 Saisissez le nom de la sous-entité dans le champ Nom.

 Validez l’ajout en cliquant sur le bouton Ajouter.

Section Enfants de

Cette partie liste les sous-entités de l’entité courante. Le nom de chaque sous-entité est un lien vers le détail de celle-ci.

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3. Item Adresse

Cet item permet de renseigner les informations administratives relatives à l’adresse postale, aux numéros de téléphone et de télécopie, à l’adresse mail et au site internet de l’entité.

Bien que ces informations ne soient que purement informatives et donc optionnelles, leur présence dans la base de données peut simplifier la prise de contact avec le service lors du traitement des tickets de helpdesk.

Concernant l’adresse : il existe dans GLPI une notion de lieu, indépendante de la notion d’adresse de l’entité, qui permet de définir la localisation de chaque élément de l’inventaire. Toutefois, il existe un plugin Dashboard qui peut utiliser ces adresses pour localiser les entités sur une carte. Il n’est donc pas inintéressant de les renseigner.

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4. Item Informations avancées

Section Valeurs pour les règles génériques d’affectation à l’entité

Cette partie contient des champs dont la valeur est utilisée par GLPI pour identifier l’entité courante dans les règles qui utilisent les expressions rationnelles.

Information de l’outil d’inventaire (TAG) représentant l’entité : ce champ va par exemple permettre de créer une règle d’affectation d’un ordinateur à une entité ayant comme critère :

TAG FusionInventory Expression rationnelle vérifie   /(.*)/

et comme action :

Entité depuis TAG Assigner valeur depuis expression rationnelle #0

Cette règle s’exécutera lors de l’import des machines. GLPI comparera le tag FusionInventory de la machine importée avec la valeur du champ Information de l’outil d’inventaire (TAG) représentant l’entité de chaque entité. En cas de correspondance, la machine est affectée à l’entité donnée.

Dans l’exemple ci-après, une machine ayant le tag FusionInventory « SIEGE_ESPAGNE » sera automatiquement affectée dans l’entité « Barcelone ».

Information de l’annuaire LDAP représentant l’entité : ce champ va permettre de positionner une valeur pour l’entité courante permettant de l’identifier dans un annuaire LDAP.

Domaine de messagerie représentant l’entité : ce champ permet de spécifier un domaine de messagerie pour l’entité courante. Ce champ permet par exemple d’associer automatiquement au travers d’une règle les demandes d’assistance à l’entité courante, si le domaine de messagerie de l’émetteur correspond au domaine de messagerie de cette entité.

Section Valeurs pour l’interface de recherche des utilisateurs depuis un annuaire LDAP

Cette partie permet de définir les critères permettant la récupération des informations à partir d’un annuaire LDAP.

Annuaire associé à l’entité : ce champ permet d’indiquer le nom de la connexion LDAP utilisée.

Filtre LDAP associé à l’entité (si nécessaire) : ce champ permet de définir un filtre propre à l’entité pour la recherche dans l’annuaire.

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5. Item Notifications

D’un point de vue global, dans GLPI le paramétrage de l’envoi de messages s’effectue dans le menu Configuration – Notifications.

Ici, l’item permet de paramétrer les informations relatives à l’entité, nécessaires à GLPI pour l’envoi de messages.

Ces informations sont réparties en deux sections :

Section Options de notification

Cette partie contient les données de paramétrage de la partie émission de messages.

Courriel de l’administrateur : ce champ permet à GLPI d’émettre un message dès lors que l’administrateur de l’entité est désigné comme destinataire des notifications ou des alertes. Le paramétrage des destinataires se fait dans le menu Configuration – Notifications – Notificationspour chaque événement et pour chaque catégorie d’élément d’inventaire sur lequel une alerte est positionnée.

Nom de l’administrateur : ce champ permet d’identifier l’administrateur (l’adresse de messagerie n’est pas toujours une boîte personnelle).

Courriel de réponse (si nécessaire) : ce champ permet d’ajouter une adresse de réponse dans les messages émis.

Adresse de réponse (si nécessaire) : ce champ permet de définir un nom pour les émissions de réponses.

Préfixe pour les notifications : ce champ permet d’indiquer un préfixe pour le sujet des notifications. Si vide, il est initialisé à « GLPI ».

Délai pour envoyer des notifications par courriel : ce champ permet, dans le cas de plusieurs modifications consécutives sur un même ticket, de n’envoyer qu’une seule notification. A contrario, 0 minute implique un envoi immédiat à la première modification. La valeur Héritage de l’entité parentepermet de conserver la valeur initialisée dans l’Entité Racine.

Signature des messages : ce champ permet de spécifier une signature de message spécifique par entité.

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Section Options des alertes

Cette partie contient le paramétrage de chaque élément de la base faisant l’objet d’une surveillance. Par défaut, ces champs héritent de la valeur par défaut de la configuration générale de GLPI. Les valeurs peuvent toutefois être personnalisées par entité. Celles-ci sont rappelées sous chacun des champs de saisie. Les paramètres configurables sont :

Fréquence de rappel des alarmes sur les cartouches : ce champ définit la périodicité d’émission des alertes (jamais / tous les jours / toutes les semaines / tous les mois).

Seuil par défaut pour les cartouches : de 0 à 100.

Fréquence de rappel des alarmes sur les consommables : ce champ définit la périodicité d’émission des alertes (jamais / tous les jours / toutes les semaines / tous les mois).

Seuil par défaut pour les consommables : de 0 à 100.

Alertes sur les contrats : y aura-t-il un suivi sur les contrats ? (Oui/Non).

Valeur par défaut : si suivi sur les contrats, cette valeur indique comment celui-ci sera réalisé (Fin/Préavis/Fin et préavis/Fin de période/Fin de période + préavis).

Envoyer les alertes sur les contrats avant : ce champ indique le nombre de jours avant l’échéance définie dans le champ précédent (de 0 à 99 jours).

Alertes sur les informations financières et administratives : ces champs définissent si ces alertes sont actives ou non.

Valeur par défaut : si alerte active, celle-ci pourra être déclenchée à expiration de garantie.

Envoyer les alertes sur les informations financières et administratives avant : ce champ indique le nombre de jours avant l’échéance définie dans le champ précédent (de 0 à 99 jours).

Alertes sur expiration des licences : y aura-t-il un suivi sur les dates d’expiration des licences ? (Oui/Non).

Envoyer les alertes sur les licences avant : ce champ indique le nombre de jours avant le déclenchement de l’alerte (de 0 à 99 jours).

Alertes sur les réservations : ce champ définit le laps de temps entre l’envoi de l’alerte et le début de la réservation. Ce paramètre est exprimé en heures.

Alertes sur les tickets non résolu depuis : ce champ définit le nombre de jours avant l’envoi de l’alerte sur les tickets non fermés. Cette fonction peut être gérée plus finement au travers des SLA/SLT (contrats de service).

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6. Item Assistance

Ce nouvel item permet de personnaliser, pour l’entité courante, le comportement de GLPI sur la façon de gérer par défaut la création de ticket. Chaque champ est initialisé par défaut avec l’Héritage de l’entité parente. Il est alors possible de leur affecter une valeur différente.

Gabarit de tickets : la création d’un ticket utilisera le gabarit propre à cette entité ou bien à l’entité Racine.

Calendrier : le calendrier référence pour les tickets sera celui de l’entité Racine ou celui d’une des entités mères existantes.

Type par défaut pour les tickets : un ticket sera créé par défaut comme Incident ou Demande en fonction de la valeur définie ici.

Affectation automatique des tickets : il est possible de désactiver cette option (Non) ou de la paramétrer pour qu’elle soit basée sur le matériel puis sur la catégorie ou bien l’inverse (basée sur la catégorie puis sur le matériel).

Clôture automatique des tickets résolus après : la clôture d’un ticket peut se faire au travers d’une action automatique si le demandeur n’a pas validé la solution dans le délai imparti. Ce paramètre permet de définir ce délai (en jours) pour l’entité concernée. Il est également possible de paramétrer une clôture immédiate dès sa résolution.

Configuration de l’enquête de satisfaction : si on souhaite mettre en place une enquête de satisfaction, il faut dans un premier temps préciser si cette enquête est interne ou externe. En fonction de ce choix, il sera nécessaire de fournir les éléments permettant de la paramétrer…

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Enquête interne

Création de l’enquête après : nombre de jours entre la clôture du ticket et le début de l’enquête.

Taux d’enquêtes à déclencher : si activée, cette information précise le pourcentage de tickets à prendre en compte pour réaliser l’enquête.

Durée de l’enquête : si spécifiée, cette information indique le nombre de jours sur lequel doit porter l’enquête.

Pour les tickets clos après le : indique la date et l’heure du début de l’enquête.

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Enquête externe

Les mêmes critères que pour l’enquête interne sont paramétrables.

URL : vous pourrez, en plus, générer une adresse web pour accéder à cette enquête à l’aide des balises suivantes :

[TICKET_ID]id du ticket
[TICKET_NAME]nom du ticket
[TICKET_CREATEDATE]date de création du ticket
[TICKET_SOLVEDATE]date de résolution du ticket
[REQUESTTYPE_ID]id de la source de la demande
[REQUESTTYPE_NAME]nom de la source de la demande (téléphone, helpdesk…)
[TICKET_PRIORITY]priorité du ticket
[TICKETCATEGORY_ID]id de la catégorie du ticket
[TICKETCATEGORY_NAME]nom de la catégorie du ticket
[TICKETTYPE_ID]type du ticket
[TICKETTYPE_NAME]nom du type de ticket (incidents ou demandes)
[SOLUTIONTYPE_ID]id du type de solution
[SOLUTIONTYPE_NAME]nom de la solution
[SLA_ID]id du SLA associé au ticket
[SLA_NAME]nom du SLA associé au ticket
[SLALEVEL_ID]id du niveau de SLA
[SLALEVEL_NAME]nom du niveau de SLA
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7. Item Parc

Cet item permet de personnaliser, pour l’entité courante, le comportement de GLPI sur la façon de renseigner les champs Date de la partie gestion financière des éléments de l’inventaire.

Par défaut, le comportement de l’entité parente est utilisé dans l’entité courante. Par effet de cascade, le comportement est donc hérité de l’entité Racine. Il est donc possible d’introduire un changement de comportement pour toute une branche de l’arborescence en modifiant le paramétrage de l’entité à la racine de cette arborescence.

Remplissage automatique des dates des informations financières et administratives

Pour chacun des champs, il est possible de définir un Héritage de l’entité parente ou Pas de remplissage automatique.

Il est ensuite possible pour chaque champ de définir à partir de quel autre champ il doit être renseigné. Les possibilités pour chacun d’eux sont :

Date d’achat :

  • Remplissage lors du passage au statut en Stock
  • Remplissage lors du passage au statut en Service
  • Copier Date de début de garantie

Date de livraison :

  • Remplissage lors du passage au statut en Stock
  • Remplissage lors du passage au statut en Service
  • Copier Date de début de garantie
  • Copier Date d’achat
  • Copier Date de commande

Date de début de garantie :

  • Copier la date d’achat
  • Copier la date de commande
  • Copier la date de livraison

Date de commande :

  • Remplissage lors du passage au statut en Stock
  • Remplissage lors du passage au statut en Service
  • Copier la date de début de garantie
  • Copier la date d’achat

Date de mise en service :

  • Remplissage lors du passage au statut en Stock
  • Remplissage lors du passage au statut en Service
  • Copier la date de début de garantie
  • Copier la date d’achat
  • Copier la date de commande
  • Copier la date de livraison

Date de réforme :

  • Remplissage lors du passage au statut en Stock
  • Remplissage lors du passage au statut en Service
  • Copier la date d’achat
  • Copier la date de commande
  • Copier la date de livraison

Logiciels

Pour cette section Logiciels, il est possible de définir :

Entité de création des logiciels :

  • Pas de changement d’entité
  • Héritage de l’entité parente
  • Entité Racine
  • Entité mère si elle existe
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8. Item Utilisateurs

Cet item permet de gérer les habilitations sur l’entité courante :

Section Ajouter une habilitation à un utilisateur

Cette partie permet de donner des droits à un compte utilisateur sur cette entité en associant un profil à cette entité (cf. chapitre Les profils).

Pour ajouter des droits à un utilisateur :

 Dans la liste déroulante Utilisateur, sélectionnez le compte de la personne à laquelle vous voulez donner des droits.

 Dans la liste déroulante Profil, sélectionnez le profil que vous souhaitez attribuer à cet utilisateur (un profil correspond à l’accès à un ensemble de fonctionnalités de l’application) sur l’entité courante.

 Positionnez la liste déroulante Récursif sur Oui si vous souhaitez que ce même profil s’applique également aux sous-entités de l’entité courante.

Section Utilisateurs (D=Dynamique, R=Récursif)

Cette partie présente la liste des comptes utilisateurs ayant des droits positionnés sur cette entité. Cette liste est affichée avec une rupture par profil affecté. 

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Attention les utilisateurs dont les droits sont positionnés de manière récursive sur une entité parente de l’entité courante n’apparaissent pas dans la liste ; ils ont pourtant des droits sur cette entité puisqu’elle fait partie de la sous-arborescence de l’entité sur laquelle ils ont des droits récursifs.

Pour retirer des droits :

 Chaque compte est précédé d’une case à cocher pour sélectionner les comptes dont on souhaite retirer des droits sur l’entité.

 Après avoir sélectionné les comptes, cliquez sur le bouton Actions en tête ou bas de la liste.

 Sélectionnez l’unique action proposée : Supprimer définitivement et cliquez sur le bouton Envoyer.

Chaque compte est suivi de parenthèses pouvant contenir :

  • La lettre (R) indiquant que les droits sont récursifs et s’appliquent donc à toutes les sous-entités de l’entité courante.
  • La lettre (D) indiquant que ces droits sont dynamiques (issus de l’application d’une règle d’affectation d’habilitations à un utilisateur). Dans le cas de l’utilisation de règles, les droits des utilisateurs sont recalculés à chaque connexion.

9. Item Règles

Cet item récapitule les deux types de règles relatives à l’entité courante et permet également la déclaration de nouvelles règles (mais sans en définir le contenu).

Pour ajouter une règle dans la section correspondant au type de règle que vous souhaitez ajouter :

 Donnez un Nom et éventuellement une Description à la règle.

 Sélectionnez un Opérateur logique (et/ou).

 Définissez, si nécessaire, un Profil.

 Indiquez si cette règle est récursive via la liste Récursif (Oui/Non).

 Validez en cliquant sur le bouton Ajouter.

La règle que vous venez de créer s’affiche dans la section correspondante.

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 Cliquez sur le nom de la règle.

 Vous êtes alors redirigé dans le menu Administration – Règles.

 Définissez les Critères.

 Complétez éventuellement les Actions.

Pour revenir dans le menu Administration – Entités sur l’entité courante :

 Cliquez sur le nom de l’entité dans le bandeau titre.

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Les règles accessibles dans l’onglet Règles peuvent être de trois types :

Règles d’affectation d’habilitations à un utilisateur

Ce type de règle permet d’affecter dynamiquement des habilitations sur une entité en fonction de critères propres à l’utilisateur. On peut par exemple affecter les droits par rapport aux données d’un annuaire LDAP. Ainsi, si une personne change d’affectation, ses droits seront automatiquement adaptés à sa nouvelle position dans l’annuaire sans aucune intervention supplémentaire.

Les utilisateurs auront toujours une habilitation sur leur entité d’appartenance.

Règles d’affectation d’un élément à une entité

Ce type de règle permet de classer automatiquement les machines dans l’entité courante lors de leur import depuis FusionInventory, en se basant sur des critères tels que le nom de la machine, son adresse IP, son tag FusionInventory…

En utilisant les expressions rationnelles, il est possible de ne définir qu’une seule règle pour l’affectation de toutes les machines dans l’ensemble des entités.

Règles pour assigner un ticket créé via un collecteur de courriels

Ce type de règle permet de mettre en place un mécanisme d’affectation des tickets reçus par courriel, afin que ceux-ci soient créés dans la bonne entité.

Pour supprimer ou modifier une règle :

 Cochez la case se trouvant devant son nom, puis cliquez sur le bouton Actions en tête ou bas de liste.

 Sélectionnez l’action voulue : Modifier ou Supprimer définitivement, et cliquez sur le bouton Envoyer.

10. Item Documents

GLPI offre la possibilité de stocker des documents et de les associer à des éléments de la base de données (éléments de l’inventaire, tickets, entités, utilisateurs…).

D’un point de vue global dans GLPI, les documents sont gérés dans le menu Gestion – Documents.

Pour associer un document à l’entité courante si le document est déjà présent dans GLPI et disponible à ce niveau de l’arborescence (document enregistré dans l’entité courante, ou enregistré dans un niveau supérieur de l’arborescence avec l’argument Récursif) :

 Sélectionnez la Rubrique dans laquelle est classé le document dans la première liste déroulante.

 Sélectionnez le document dans la seconde liste déroulante.

 Cliquez sur le bouton Associer un document existant.

Si le document n’est pas présent dans GLPI :

 Cliquez sur le bouton Parcourir.

 Dans la boîte de dialogue, sélectionnez le document à ajouter.

 Validez la boîte de dialogue en cliquant sur le bouton Ouvrir.

 Cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau fichier.

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Le document s’affiche alors dans la liste des documents associés à l’entité.

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 Pour supprimer l’association avec un document, cochez la case se trouvant devant son nom, puis cliquez sur le bouton Actions en tête ou bas de liste. Sélectionnez l’unique action proposée : Supprimer définitivement et cliquez sur le bouton Envoyer.

Cette action ne supprime pas le document de GLPI. Celui-ci reste disponible.

 Pour supprimer un document de GLPI, dans le menu Gestion – Documents, sélectionnez le document en cochant la case devant son nom, cliquez sur le bouton Actions en tête ou bas de liste et sélectionnez l’action Mettre à la corbeille parmi celles proposées et cliquez sur le bouton Envoyer.

Le document est alors déplacé dans la corbeille.

 De la même manière que précédemment, sélectionnez à nouveau le document et cliquez sur le bouton Actions. Vous pourrez alors choisir entre Supprimer définitivement (le document est alors supprimé de GLPI) ou Restaurer (le document est de nouveau associé à son entité).

11. Item Notes

Au niveau de chaque entité, il est également possible de gérer des notes qui seront consultables dans les différents modules de GLPI.Une fois créée, une note peut être modifiée en cliquant sur son texte puis en validant les modifications. Elle peut également être supprimée en cliquant sur le bouton 

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 (à droite de la date de création).

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